Appearance
Документы
Документы создаются по шаблонам и могут быть связаны с заказом. В разделе две основные вкладки: «Документы» и «Настройки документов»; внутри настроек находятся «Типы» и «Шаблоны».
📸 Место для скриншота: раздел документов в заказе.
Основные понятия
- Тип документа — например договор, акт или счёт.
- Шаблон — DOCX-файл с переменными.
- Версия — конкретный сгенерированный файл.
Создать документ
Откройте заказ, перейдите к документам, выберите шаблон и нажмите создание. После генерации можно скачать DOCX/PDF, отправить файл доступным каналом или открыть DOCX в PhoDoc Office.
Редактирование в PhoDoc Office
Последнюю версию документа можно открыть в PhoDoc Office и сохранить изменения как новую версию. Историческую версию также можно использовать как основу: PhoDoc создаст новую актуальную версию, не меняя выбранную историческую. Автосохранения редактора записываются во временную рабочую копию; формальная версия появляется только после команды «Завершить редактирование».
Когда нужна новая генерация
Если данные заказа, клиента или шаблона изменились, CRM может показать, что документу нужна новая версия.
Когда использовать
Используйте документы для договоров, актов, счетов, брифов и других файлов, где данные повторяются из заказа и клиента.
Перед началом
Проверьте клиента, заказ, сумму, даты и нужный шаблон. Пустые поля могут остаться пустыми в документе.
Пошагово
- Откройте заказ.
- Перейдите к документам.
- Выберите тип и шаблон.
- Создайте документ.
- Проверьте результат.
- Скачайте DOCX/PDF или откройте версию в PhoDoc Office.
- При редактировании в PhoDoc Office нажмите «Завершить редактирование»: PhoDoc создаст новую версию, а исходная останется неизменной.
Пример из жизни
Организатор мероприятия создаёт договор, затем после изменения площадки генерирует новую версию, чтобы адрес был актуальным.
Частые ошибки
- В шаблоне есть переменная, а поле в заказе не заполнено.
- Документ создан до правки клиента.
- Скачана старая версия.
Что делать дальше
Изучите Шаблоны и переменные.